Vantagens de um software de gestão de clínicas e consultórios
Os sistemas informatizados e outros recursos tecnológicos permitem manter a operação da clínica organizada e fluida, facilitando a sua gestão. Conheça algumas das vantagens de um software de gestão de clínicas e consultórios:
- Facilidade de acesso
- Segurança das informações geradas
- Melhoria na qualidade
- Acesso integrado aos dados
- Atendimento humanizado
Se quer saber um pouco mais sobre cada uma destas vantagens, leia o nosso artigo “5 vantagens da implementação de um software de saúde”
Funcionalidades para um bom software de gestão de clínicas
Atualmente, é possível encontrar uma grande variedade de soluções, com funcionalidades diferentes, dependendo das necessidades da sua clínica ou consultório. No entanto, existem algumas que se destacam por permitirem uma boa usabilidade e aplicabilidade no dia a dia da sua clínica. Descubra quais são:
1. Atendimento
Os utilizadores de serviços de saúde solicitam cada vez mais um atendimento de proximidade e personalizado. Esta evolução torna imprescindível que os colaboradores que estão a atender tenham acesso ao contexto da informação e ao histórico de comunicações do utente em tempo útil.
Agendamento de consultas e exames
Ainda faz a marcação de consultas por telefone? Então certamente perde muito tempo com chamadas. Um bom software de gestão de clínicas, permite o agendamento de consultas em apenas um clique.
Controlo Multiagenda
Se a sua clínica trabalha com diversos profissionais de saúde, então necessita de uma funcionalidade que permita reduzir a confusão de horários. Assim, vai poder acompanhar as várias agendas, facilitar o processo de marcação de consultas e até estimar melhor o uso de equipamentos e salas.
Lembretes via SMS para os utentes
É importante que o software permita enviar lembretes aos pacientes, principalmente, através de mensagens de texto, pois as clínicas que usam esta funcionalidade têm menos consultas perdidas/% de faltas.
2. Processo clínico
Um software para clínicas torna-se vantajoso pelo facto de contemplar toda a informação clínica relacionada com os utentes, centralizando o local de registo das suas informações pelos vários profissionais de saúde.
Ficha do utente
É essencial que o software apenas necessite que insira os dados dos seus utentes uma única vez durante o processo de admissão de forma simples e inequívoca.
Prontuário médico
Lembre-se de que os prontuários médicos em papel podem rasgar-se facilmente, ou seja, pode ter que os reescrever, para além de que há uma grande probabilidade de existirem erros de escrita ou de legibilidade. Por este motivo, é tão importante que um software para clínicas disponha de prontuário médico, para que não gaste tempo com a gestão de documentos em papel e para que o atendimento seja mais ágil.
Meios complementares de diagnóstico (MCDT’s)
O software para clínicas e consultórios é muito útil quando permite efetuar a faturação ARS e enviar o ficheiro para o CCF para validação das credenciais materializadas e desmaterializadas de modo simples e sempre atualizado de acordo com as regras em vigor.
3. Faturação e finanças
É muito importante que o software para clínicas lhe permita efetuar toda a faturação da sua unidade, desde utentes a entidades com o cumprimento das normas estabelecidas para cada uma delas.
Emissão de faturas
Torna-se crucial que o software para clínicas permita efetuar a faturação a Utentes e/ou Entidades incluindo RNCCI, contemplando as taxas moderadoras de modo automatizado.
Controlo de tesouraria
É essencial fazer a gestão de tesouraria eficaz com o controlo de conta corrente, gestão de caixa, gestão de geriatria, infância e consultas.
Relatórios financeiros
Um bom software para clínicas permite consultar a situação dos processos, com todo o detalhe da sua evolução, assim como obter estatísticas por forma a responder às solicitações dos diversos organismos.
Como escolher um software para clínicas e consultórios?
Em primeiro lugar, deve fazer um levantamento dos objetivos da sua clínica ou consultório. Pergunte a si mesmo: “o que quero alcançar com a implementação de um novo software?”. Devem ser consideradas as principais dores ou problemas que precisam de ser resolvidos, para orientar a procura e a avaliação das opções no mercado.
Contudo, podemos destacar alguns fatores críticos a ter em conta na escolha de um software para clínicas, que o podem ajudar a tomar uma decisão final.
Interface intuitiva e fácil de usar
Com toda a azáfama associada à sua profissão, certamente não vai querer perder muito tempo a aprender a utilizar o software. Por isso é importante escolher um software com ecrãs bem organizados que permitam agilizar o seu trabalho. Desta forma, acreditamos que também toda a equipa acolherá o novo software sem grandes entraves.
Integração com outros sistemas
É importante que o seu software integre com os sistemas do SNS, ADSE, GNR, PSP, Autoridade Tributária, e também com os sistemas de seguradoras de saúde para que o respetivo preçário esteja sempre atualizado no momento de faturar.
Centralização da gestão da clínica num único software
Um bom software para clínicas permite que os médicos acedam facilmente a informações dos utentes, como histórico médico, medicamentos, diagnósticos e alergias, algo que não seria possível se tivesse os registos em papel (descentralizados). Com a centralização da informação num único software, consegue aceder com um único clique, não só à informação de utentes como também à informação financeira da sua clínica e, deste modo, cruzar os dados e identificar claras oportunidades de melhoria.
Acessibilidade ao software
É muito importante que o seu software permita o acesso noutros locais, a qualquer hora e em equipamentos diferentes, se necessário, até porque certamente terá necessidade de planear o seu dia com antecedência.
Atualizações periódicas
Deve escolher um software providenciado por uma empresa que se mova por tecnologia e inovação e que se compromete com a atualização contínua do software, de modo a disponibilizar melhorias com frequência.
Segurança e proteção de dados
Escolha o software de uma empresa com conhecimentos em Segurança de TI, que providencie várias camadas de proteção ao software, atendendo ao cariz altamente sigiloso das informações dos utentes. A empresa deve ser capaz de efetuar o backup frequente dos dados, para evitar a perda das informações.
Qualidade do suporte
Os imprevistos estão sempre a acontecer, por isso é importante que a empresa responsável pelo software seja próxima e garanta um suporte rápido a qualquer eventualidade, assim como um acompanhamento permanente que avalie a capacidade do software em dar resposta às novas necessidades da clínica ou consultório.
Como avaliar o melhor software para a sua clínica?
Todos estes aspetos devem ser considerados na aquisição do primeiro software para clínicas ou quando o atual software não está a trazer a produtividade esperada. Mas para facilitar a avaliação dos softwares existentes no mercado, deixamos aqui algumas perguntas que o podem ajudar a refletir sobre o assunto:
- As funcionalidades do software atendem às prioridades da clínica? Resolvem os seus principais desafios, atualmente?
- O software permite melhorar a relação com os utentes e aumentar a sua satisfação?
- É possível agilizar procedimentos diários com automatismos que ajudam a diminuir a burocracia e ganhar tempo?
- É possível eliminar ou reduzir as várias ilhas de informação e centralizar a gestão da clínica?
- A solução permite a personalização para a(s) área(s) médica(s) em que a clínica atua?
- É uma solução fechada ou permite desenvolvimentos adicionais?
- A empresa do software tem boas referências?
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O Guniss é um software para o setor da saúde desenvolvido pela Pontual – IT Business Solutions. Atende às necessidades de várias unidades de saúde, tais como: unidades de cuidados continuados, hospitais, consultórios e clínicas médicas.
Apresenta diversas funcionalidades que facilitam a rotina destas unidades:
- Atendimento
- Internamento
- Consultas e exames
- Relatórios e arquivo digital
- Aprovisionamento
- Gestão
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