Melhor software para clínicas e consultórios: como escolher

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Escolher um software para uma clínica ou consultório que se adeque verdadeiramente às suas necessidades é um desafio e uma grande responsabilidade.  pois quando a escolha é desajustada, pode ser necessário substituir o mesmo a curto ou médio prazo, algo desvantajoso em termos de custo e adaptação.

Vantagens de um software de gestão de clínicas e consultórios

Os sistemas informatizados e outros recursos tecnológicos permitem manter a operação da clínica organizada e fluida, facilitando a sua gestão. Conheça algumas das vantagens de um software de gestão de clínicas e consultórios:  

  • Facilidade de acesso 
  • Segurança das informações geradas 
  • Melhoria na qualidade 
  • Acesso integrado aos dados 

Se quer saber um pouco mais sobre cada uma destas vantagens, leia o nosso artigo “5 vantagens da implementação de um software de saúde”  

Funcionalidades para um bom software de gestão de clínicas

Atualmente, é possível encontrar uma grande variedade de soluções, com funcionalidades diferentes, dependendo das necessidades da sua clínica ou consultório. No entanto, existem algumas que se destacam por permitirem uma boa usabilidade e aplicabilidade no dia a dia da sua clínica. Descubra quais são: 

1.      Atendimento

Os utilizadores de serviços de saúde solicitam cada vez mais um atendimento de proximidade e personalizado. Esta evolução torna imprescindível que os colaboradores que estão a atender tenham acesso ao contexto da informação e ao histórico de comunicações do utente em tempo útil. 

Agendamento de consultas e exames

Ainda faz a marcação de consultas por telefone? Então certamente perde muito tempo com chamadas. Um bom software de gestão de clínicas, permite o agendamento de consultas em apenas um clique 

Controlo Multiagenda

Se a sua clínica trabalha com diversos profissionais de saúde, então necessita de uma funcionalidade que permita reduzir a confusão de horários. Assim, vai poder acompanhar as várias agendas, facilitar o processo de marcação de consultas e até estimar melhor o uso de equipamentos e salas.  

Lembretes via SMS para os utentes

É importante que o software permita enviar lembretes aos pacientes, principalmente, através de mensagens de texto, pois as clínicas que usam esta funcionalidade têm menos consultas perdidas/% de faltas. 

2.      Processo clínico

Um software para clínicas torna-se vantajoso pelo facto de contemplar toda a informação clínica relacionada com os utentes, centralizando o local de registo das suas informações pelos vários profissionais de saúde. 

Ficha do utente

É essencial que o software apenas necessite que insira os dados dos seus utentes uma única vez durante o processo de admissão de forma simples e inequívoca.  

Prontuário médico

Lembre-se de que os prontuários médicos em papel podem rasgar-se facilmente, ou seja, pode ter que os reescrever, para além de que há uma grande probabilidade de existirem erros de escrita ou de legibilidade. Por este motivo, é tão importante que um software para clínicas disponha de prontuário médico, para que não gaste tempo com a gestão de documentos em papel e para que o atendimento seja mais ágil. 

Meios complementares de diagnóstico (MCDT’s)

O software para clínicas e consultórios é muito útil quando permite efetuar a faturação ARS e enviar o ficheiro para o CCF para validação das credenciais materializadas e desmaterializadas de modo simples e sempre atualizado de acordo com as regras em vigor. 

3.      Faturação e finanças

É muito importante que o software para clínicas lhe permita efetuar toda a faturação da sua unidade, desde utentes a entidades com o cumprimento das normas estabelecidas para cada uma delas.   

Emissão de faturas 

Torna-se crucial que o software para clínicas permita efetuar a faturação a Utentes e/ou Entidades incluindo RNCCI, contemplando as taxas moderadoras de modo automatizado. 

Controlo de tesouraria  

É essencial fazer a gestão de tesouraria eficaz com o controlo de conta corrente, gestão de caixa, gestão de geriatria, infância e consultas.  

Relatórios financeiros 

Um bom software para clínicas permite consultar a situação dos processos, com todo o detalhe da sua evolução, assim como obter estatísticas por forma a responder às solicitações dos diversos organismos. 

Como escolher um software para clínicas e consultórios?

Em primeiro lugar, deve fazer um levantamento dos objetivos da sua clínica ou consultório. Pergunte a si mesmo: “o que quero alcançar com a implementação de um novo software?”. Devem ser consideradas as principais dores ou problemas que precisam de ser resolvidos, para orientar a procura e a avaliação das opções no mercado. 

Contudo, podemos destacar alguns fatores críticos a ter em conta na escolha de um software para clínicas, que o podem ajudar a tomar uma decisão final. 

Interface intuitiva e fácil de usar 

Com toda a azáfama associada à sua profissão, certamente não vai querer perder muito tempo a aprender a utilizar o software. Por isso é importante escolher um software com ecrãs bem organizados que permitam agilizar o seu trabalho. Desta forma, acreditamos que também toda a equipa acolherá o novo software sem grandes entraves.   

Integração com outros sistemas 

É importante que o seu software integre com os sistemas do SNS, ADSE, GNR, PSP, Autoridade Tributária, e também com os sistemas de seguradoras de saúde para que o respetivo preçário esteja sempre atualizado no momento de faturar. 

Centralização da gestão da clínica num único software 

Um bom software para clínicas permite que os médicos acedam facilmente a informações dos utentes, como histórico médico, medicamentos, diagnósticos e alergias, algo que não seria possível se tivesse os registos em papel (descentralizados). Com a centralização da informação num único software, consegue aceder com um único clique, não só à informação de utentes como também à informação financeira da sua clínica e, deste modo, cruzar os dados e identificar claras oportunidades de melhoria. 

Acessibilidade ao software 

É muito importante que o seu software permita o acesso noutros locais, a qualquer hora e em equipamentos diferentes, se necessário, até porque certamente terá necessidade de planear o seu dia com antecedência. 

Atualizações periódicas

Deve escolher um software providenciado por uma empresa que se mova por tecnologia e inovação e que se compromete com a atualização contínua do software, de modo a disponibilizar melhorias com frequência.  

Segurança e proteção de dados

Escolha o software de uma empresa com conhecimentos em Segurança de TI, que providencie várias camadas de proteção ao software, atendendo ao cariz altamente sigiloso das informações dos utentes. A empresa deve ser capaz de efetuar o backup frequente dos dados, para evitar a perda das informações.  

Qualidade do suporte 

Os imprevistos estão sempre a acontecer, por isso é importante que a empresa responsável pelo software seja próxima e garanta um suporte rápido a qualquer eventualidade, assim como um acompanhamento permanente que avalie a capacidade do software em dar resposta às novas necessidades da clínica ou consultório. 

Como avaliar o melhor software para a sua clínica?

Todos estes aspetos devem ser considerados na aquisição do primeiro software para clínicas ou quando o atual software não está a trazer a produtividade esperada. Mas para facilitar a avaliação dos softwares existentes no mercado, deixamos aqui algumas perguntas que o podem ajudar a refletir sobre o assunto:   

  • As funcionalidades do software atendem às prioridades da clínica? Resolvem os seus principais desafios, atualmente? 
  • O software permite melhorar a relação com os utentes e aumentar a sua satisfação? 
  • É possível agilizar procedimentos diários com automatismos que ajudam a diminuir a burocracia e ganhar tempo? 
  • É possível eliminar ou reduzir as várias ilhas de informação e centralizar a gestão da clínica? 
  • A solução permite a personalização para a(s) área(s) médica(s) em que a clínica atua? 
  • É uma solução fechada ou permite desenvolvimentos adicionais? 
  • A empresa do software tem boas referências? 

Assista a uma demonstração!

O Guniss é um software para o setor da saúde desenvolvido pela Pontual – IT Business Solutions. Atende às necessidades de várias unidades de saúde, tais como: unidades de cuidados continuados, hospitais, consultórios e clínicas médicas.  

Apresenta diversas funcionalidades que facilitam a rotina destas unidades: 

  • Atendimento
  • Internamento 
  • Consultas e exames 
  • Relatórios e arquivo digital 
  • Aprovisionamento 
  • Gestão

 Peça a sua demonstração agora: Demonstração – Guniss